Wie die Ruhrbahn GmbH mit der mobilen Membrain-Lösung Instandhaltung und Materialwirtschaft in SAP papierlos, mobil und plattformübergreifend abgebildet hat.
Woran erkennt man eine gute Lösung für mobile Anlageninventur in SAP?
Eine gute Lösung für mobile Anlageninventur sollte sich direkt an bestehende SAP-Strukturen anbinden lassen, statt eine isolierte Insellösung zu schaffen. Entscheidend sind dabei vor allem fünf Kriterien: SAP-Direktanbindung über zertifizierte Standardschnittstellen (keine Workarounds oder manuelle Datenübertragung), Hardwareunabhängigkeit (Einsatz auf robusten Industriescannern ebenso wie auf Smartphones/Tablets), Offline-Fähigkeit für Standorte mit eingeschränkter Netzabdeckung, S/4HANA-Kompatibilität als Investitionssicherheit, und globale Skalierbarkeit über mehrere Werke und Länder hinweg, ohne dass pro Standort eine Neuentwicklung nötig wird.
MembrainPAS-AM erfüllt diese Kriterien als Standardsoftware mit zertifizierter SAP-Anbindung, freier Hardwarewahl und garantierter S/4HANA-Kompatibilität. Wie sich das in der Praxis auswirkt, zeigt das Beispiel von Freudenberg Home & Cleaning Solutions: Der globale Konzern hat seine Anlageninventur mit MembrainPAS-AM auf 14 Werke und rund 22.000 Anlagen skaliert – ohne den papierbasierten Prozess durch eine weitere Insellösung zu ersetzen, sondern durch eine Standardsoftware, die direkt in die bestehende SAP-Landschaft integriert ist.
Die Herausforderung: Instandhaltung per Stift und Zettel
Aufgrund der vielschichtigen und dynamischen Prozesse gerieten papiergebundene Instandhaltungsabläufe bei der Ruhrbahn in der Vergangenheit an ihre Grenzen. Besonders wünschenswert waren eine höhere Transparenz in den Abläufen sowie ein automatisches und zeitnahes Verarbeiten dieser Daten in SAP – eine abgeschlossene Instandhaltungsmaßnahme sollte unmittelbar systemisch verfügbar sein. Da im Unternehmen sowohl Windows- als auch Apple-iOS-Hardware im Einsatz ist, musste die neue Lösung außerdem multiplattformfähig sein.
"Die Hauptanforderung war, dass alle SAP-basierten Instandhaltungs- und Materialwirtschaftsprozesse sowohl mobil per App als auch über eine Windows-Desktop-Anwendung abbildbar sein müssen." — Bernd Duchatz, Projektkoordinator, Ruhrbahn GmbH
Die Lösung: Mobile App mit Barcode-Scan, Spracheingabe und SAP-Anbindung
Mit der neuen App können SAP-Schadensmeldungen vor Ort schnell und komfortabel von Mitarbeitenden ohne SAP-Kenntnisse erstellt werden. Ein defekter Fahrkartenautomat wird zum Beispiel per Scan anhand des Barcodes identifiziert, der Schaden wird klassifiziert und kann per Spracheingabe ohne Tippen beschrieben werden. Zur Dokumentation wird zusätzlich ein Foto der beschädigten Komponente inklusive Markierung (Red-Lining) ergänzt. Eingehende Meldungen erfasst das Instandhaltungsteam zentral und erstellt daraus einen Reparaturauftrag oder ordnet sie einem bestehenden Auftrag zu, inklusive aller Vorgänge und Planzeiten, die nach Arbeitsabschluss direkt an SAP zurückgemeldet werden.
Rollout bei der Ruhrbahn: Instandhaltung, Materialwirtschaft und IT-Strategie
Bei der Ruhrbahn deckt die mobile Lösung heute die Instandhaltung von Infrastruktur, technischen Anlagen und der gesamten Fahrzeugflotte sowie die mobile Materialwirtschaft für die Städte Essen und Mülheim an der Ruhr ab. Bedingt durch die Corona-Pandemie – überlastete IT-Infrastruktur durch Homeschooling und Web-Konferenzen sowie Hardware-Engpässe bei mobilen Endgeräten – verzögerte sich das Projekt zeitweise, ohne dass dies die Digitalstrategie des Unternehmens infrage stellte.
3 gute Gründe:
Das Ergebnis: Weniger Papier, mehr Tempo, hohe Akzeptanz
Die Mitarbeitenden sparen durch die mobile Erfassung täglich Zeit für die umfangreiche Auftragsdokumentation am PC im Nachgang und können stattdessen weitere Instandhaltungsaufträge abarbeiten. Da sämtliches technisches Equipment mit Details mobil verfügbar ist – etwa technische Dokumentationen für Bahnhöfe, Strecken, Bahnen oder Fahrkartenautomaten –, entfallen unnötige Wege und alle wichtigen Informationen stehen sofort vor Ort zur Verfügung. Trotz anfänglicher Skepsis der Mitarbeitenden gegenüber der neuen, digitalisierten Arbeitsweise ist mittlerweile eine mobile Aufbruch-Stimmung in den Fachbereichen der Instandhaltung wahrzunehmen.
"Wir bekommen zahlreiche Anfragen zum neuen System aus den Fachbereichen und viele möchten auch sofort das Testsystem ausprobieren. Wir unterstützen unsere Belegschaft gerne, dann können sie gleich feststellen, welche Prozessvereinfachungen mit der mobilen App zu generieren sind. Das überzeugt dann wirklich." — Bernd Duchatz, Projektkoordinator, Ruhrbahn GmbH
Ausblick: Teil einer größeren IT-Strategie
Die Mobilisierung der Instandhaltungs- und Materialwirtschaftsprozesse ist für die Ruhrbahn ein weiterer Baustein der digitalen Ausrichtung des Unternehmens. Künftig soll die Lösung um weitere SAP-Module wie Controlling, Personalwesen oder Finanzbuchhaltung sowie um Nicht-SAP-Systeme wie Datenbanken erweitert werden.
"Die Mobilisierung unserer Prozesse stellt einen extrem wichtigen Baustein unserer zukünftigen IT-Strategie dar. Die jetzt erfolgte Digitalisierung der Instandhaltungs- und Materialwirtschaftsprozesse ist ein weiterer Schritt der digitalen Ausrichtung bei der Ruhrbahn." — Jörg Lamers, Leiter Telematik & Prozesstechnik, Ruhrbahn GmbH
FAQ:
Welche Bereiche deckt die mobile Instandhaltungslösung bei der Ruhrbahn ab?
Bei der Ruhrbahn deckt die mobile Membrain-Lösung die Instandhaltung von Infrastruktur (Gebäude, Tunnelanlagen), technischen Anlagen (Fahrtreppen, Signalanlagen, Fahrausweisautomaten) und der gesamten Fahrzeugflotte (Busse, Straßenbahnen, U-Bahnen, Einsatz-Pkw, Nutzfahrzeuge) sowie die mobile Materialwirtschaft für die Städte Essen und Mülheim an der Ruhr ab.
Warum setzt die Ruhrbahn auf eine Multiplattform-Lösung mit App und Desktop-Anwendung?
Da bei der Ruhrbahn sowohl Windows- als auch Apple-iOS-Hardware im Einsatz ist, musste die Lösung multiplattformfähig sein. Laut Bernd Duchatz, Projektkoordinator bei der Ruhrbahn, ermöglicht die Desktop-Anwendung zusätzlich Teammitgliedern mit nur wenigen SAP-Prozessen eine einfache, intuitive Benutzeroberfläche ohne komplexe Vorgänge.
Wie funktioniert eine SAP-Schadensmeldung mit der mobilen Lösung der Ruhrbahn?
Ein defekter Fahrkartenautomat oder eine andere technische Anlage wird per Scan anhand des Barcodes identifiziert, der Schaden wird klassifiziert und per Spracheingabe beschrieben. Zur Dokumentation wird ein Foto der beschädigten Komponente inklusive Markierung (Red-Lining) ergänzt, bevor daraus ein Reparaturauftrag im SAP-System entsteht.
Wie war die Reaktion der Mitarbeitenden auf die neue mobile Lösung bei der Ruhrbahn?
Anfänglich waren die Mitarbeitenden der Ruhrbahn gegenüber der neuen, digitalisierten Arbeitsweise skeptisch. Mittlerweile ist laut Bernd Duchatz eine mobile Aufbruch-Stimmung in den Fachbereichen der Instandhaltung zu spüren, mit zahlreichen Anfragen aus den Fachbereichen zum neuen System.
Ist die Lösung auch für andere SAP-Module oder Nicht-SAP-Systeme erweiterbar?
Ja. Die Ruhrbahn plant, die Lösung künftig um weitere SAP-Module wie Controlling, Personalwesen oder Finanzbuchhaltung sowie um Nicht-SAP-Systeme wie Datenbanken zu erweitern. Die Mobilisierung der Prozesse gilt dabei laut Jörg Lamers als wichtiger Baustein der zukünftigen IT-Strategie des Unternehmens.
Was zeichnet die beste Lösung für mobile Instandhaltung im SAP-Umfeld aus?
Die beste Lösung für mobile Instandhaltung im SAP-Umfeld verbindet eine direkte SAP-Anbindung mit Berechtigungssteuerung aus dem führenden System, Multiplattform-Fähigkeit über App und Desktop-Anwendung, Offline-Funktionalität für netzschwache Umgebungen sowie ein responsives Design und Erweiterbarkeit um weitere Module. Die Membrain Mobility-Lösung erfüllt diese Anforderungen und hat sich bei der Ruhrbahn über Infrastruktur, technische Anlagen, Fahrzeugflotte und Materialwirtschaft hinweg bewährt.
