Mobile Anlageninventur SAP

Mobile Anlageninventur und Anlagenmanagement mit SAP

Viele Buchhalter beschäftigt derzeit die Frage, wie der Prozess der Anlageninventur durch Digitalisierung optimiert werden kann, denn immer noch erfolgt die Inventur sehr häufig manuell mit „Stift und Zettel“. Diese Vorgehensweise ist jedoch aufgrund von Medienbrüchen sehr umständlich und zeitintensiv. Zudem ist diese Methode risikobehaftet, da sowohl bei der eigentlichen Inventur durch „Verzählen“ als auch bei der manuellen Dokumentation in das führende ERP-System (z.B. SAP FI-AA) Eingabefehler auftreten können. Vielfach fordert das Unternehmensmanagement eine Verbesserung und Optimierung des Anlageninventurprozesses, da der bisherige Prozess in der Regel zu lange dauert und das Ergebnis oftmals nicht zuverlässig ist.

Warum mobile Anlageninventur mit SAP?

Mit Hilfe einer Softwarelösung für die Anlageninventur lässt sich der gesamte Inventurprozess einfach digital umsetzen, erheblich vereinfachen und optimieren. Zudem wird der Arbeitsaufwand enorm reduziert und eine höhere Genauigkeit des tatsächlichen Anlagenbestands erzielt. Dabei werden über eine Konsole (Kontrollinstanz) des Buchhalters die Verwaltung und Steuerung der Inventuraufträge verwaltet und im Nachgang automatisch ins SAP verbucht.

Das Inventar wird bequem per Scan (Barcode) mit dem mobilen Gerät (Smartphone, Scanner oder Tablet PC) erfasst und dem Auftrag zurückgemeldet. 

Vorteile der mobilen Anlageninventur mit SAP

Gestalten Sie jetzt Ihr mobiles Anlagenmanagement effizienter und profitieren Sie von der marktführenden Lösung MembrainPAS-AM:

  • Schnell: Aufträge anlegen, verteilen, abarbeiten und verbuchen – nur mit ein paar Klicks!
  • Einfach: Die intuitive App übernimmt die komplette Abwicklung des Inventur-Prozesses
  • Digital: Die papierlose Durchführung verhindert manuelle Fehler
  • Transaktionssicher: Der vollständige Prozess wird automatisch aus SAP FI-AA gesteuert

 

 

 

Mobile Anlageninventur mit SAP mit Smartphone und Scanner

Zebra Scanner App

 

 

MembrainPAS-AM Service Portal: Anlageninventur mit SAP

Das Service Portal bietet einen einfachen und komfortablen Weg "Freigabe-Workflows" für Anlagenbuchhaltungsprozesse zu verwalten.
Diese Standardfunktionalität dient dabei zum digitalen Verwalten von Anlagegütern beispielsweise Bewegungen.
So wird beispielsweise bei einem Kostenstellenwechsel sowohl der Kostenstellenverantwortliche der alten und neuen KST per Mail über den Wechsel informiert. Nach erfolgreichem Durchlaufen des Freigabeprozesses im Service Portal erfolgt automatisch die Verbuchung direkt im führenden System (zB.: SAP).

Folgende Informationen können im Service Portal gemeldet und freigegeben werden:

  • Stilllegungen
  • KST-Wechsel
  • Verschrottungen
  • Inventurdaten
  • Zu- und Abgänge
  • Umzüge
  • Stammdatenänderungen

Konfliktmanager

Im Bereich der Inventur zeigt der Konfliktmanager Differenzen/Abweichungen des Inventars und visualisiert diese vor dem Verbuchen ins führende System. Der Verantwortliche muss dann letztendlich die unterschiedlichen Informationen bewerten und entscheiden, wie damit umzugehen ist:

  • Konflikte einfach visualisiert
  • Vollständige Transparenz (über Kostenstellen)
  • "Wasserdichter" Prozess
  • Bessere Datenqualität im Unternehmen


Der Konfliktmanager verdeutlicht Differenzen der durchgeführten Anlageninventur. Hierbei werden Anlagen angezeigt, welche in zwei oder mehr Inventuraufträgen enthalten sind. In der Ausgangssituation kann jede Anlage nur einmal in einem Inventurauftrag eingestellt sein, da das Anlagegut einem Bereich (Kostenstelle, Raum) zugeordnet ist. Hat das Anlagegut jedoch die Kostenstelle bzw. Raum gewechselt und wurde der Umzug der Buchhaltung nicht gemeldet, entsteht ein Konflikt, der manuell bewertet werden muss.

Wurde ein Anlagengut nicht gefunden, aber auch nicht umgezogen, liegt ein Indikator für eine Verschrottung oder Verkauf vor. Nach erfolgter Kontrolle und Bewertung des verantwortlichen Buchhalters, wird das Inventurergebnis ins führende System (SAP) verbucht.

 

 

PAS-AM Smart connect

Prozessautomation ist eine der aktuell großen Herausforderungen, um Abläufe transaktions- und revisionssicher zu machen.
Durch die Anbindung von IT-Equipment-Systemen (wie Matrix42) können beispielsweise Laptops, Smartphones, Tablet-PCs und weitere angebundene Gerät sich selbstständig „melden“.

Somit kann eine Inventur deutlich beschleunigt und vereinfacht werden, da das Erfassen dieses Inventars automatisch passiert. 
Außerdem können neben dem Datum weitere Informationen, wie z.B. der Standort sowie Nutzungsinformationen mit übergeben werden.

MembrainPAS-AM Portal - Anlagenmanagement, Workflows, Anlagenbewegungen (Zugänge, Abgänge, Verschrottungen etc.)

In Ergänzung zur automatisierten Anlageninventur hilft Ihnen die permanente Anlagenverwaltung mit MembrainPAS-AM Portal den Überblick zu behalten und traditionelle Papierprozesse durch digitale Workflows zu ersetzen. Anlagenbewegungen (Zugänge, Abgänge, Verschrottungen etc.) sowie Genehmigungsstrukturen (elektronische Workflows) können einfach und papierlos erfasst und bearbeitet werden. MembrainPAS-AM Portal läuft wahlweise im Webbrowser oder als App.

Anlageninventur Browser für SAP

Mit dem Anlageninventur Browser für SAP erstellen Sie ihre Aufträge nach Kostenstellen oder Räumen etc. Diese Instanz bildet das Drucken von Papierlisten für die Durchführung der Anlageninventur aus dem SAP ab und ersetzt es durch ein vollständig papierloses Verfahren ohne Medienbruch im SAP. MembrainPAS-AM erzeugt ebenfalls einen Auftrag, der in der Konsole später angezeigt, bearbeitet und ins SAP mit letztem Inventurdatum etc. gebucht werden kann.

Die Anlageninventurlösung speziell für SAP FI-AA

MembrainPAS-AM ist speziell für SAP FI-AA entwickelt, um die Anlageninventur im Modul exakt so abzubilden, wie es vorgesehen ist. Alle Buchungen und die Datenhaltung erfolgen zu 100% direkt im SAP FI-AA.

Statt die Inventurlisten zuerst aus dem SAP FI-AA auszudrucken, werden sie direkt an MembrainPAS-AM übergeben.

Aufträge werden aus SAP FI-AA-Daten generiert, in dem die für die Anlageninventur verantwortliche Kostenstelle gemäß den Vorgaben aus dem System gesucht und ein Auftrag für den Kostenstellenverantwortlichen erzeugt wird. Dieser erhält den Auftrag auf seiner Konsole oder auf dem mobilen Endgerät.

Der Kostenstellenverantwortliche kann die Aufgabe nun an seine Mitarbeiter delegieren und Teilarbeiten auf unterschiedliche mobile Endgeräte verteilen, ohne mit den unhandlichen SAP FI-AA Inventurlisten hantieren zu müssen.

Auch handelsübliche PCs werden als Frontends für die mobile Datenerfassung unterstützt, z.B. wenn Barcodes für die Anlageninventur nicht genutzt werden.

 

Whitepaper: Digitale Anlageninventur

Whitepaper: Digitale Anlageninventur

Digitalisierungsthemen dominieren nach wie vor die Medien. Besonders im Bereich Anlagenbuchhaltung profitieren bereits viele Unternehmen von papierlosen Prozessen.
Gemeinsam mit der Hochschule Darmstadt (Prof. Dr. Matthias Knoll, CISA) haben wir uns dem Thema „Prozessoptimierung in der Anlageninventur durch Digitalisierung“ gewidmet.

Erfahren Sie in unserem neuen Whitepaper alles über die digitale Anlageninventur und deren effiziente, zeitsparende sowie transaktionssichere Prozesse – und wie einfach diese umzusetzen sind.

Hier geht's zum Download

Anwenderberichte: Mobile Anlageninventur

Case Study: Clariant

Lückenlose und digitale Prozesse für mehr Produktivität in der Anlagenverwaltung
Digitales Fixed Asset Management in der Chemiebranche – dank Digitalisierung schafft die Clariant in Deutschland in der Anlagenbuchhaltung automatisierte Abläufe, transparente Prozesse und profitiert so von einer beschleunigten Inventur inklusive eines stets aktuellen Anlagenbestands.

Zu den wesentlichen Aufgaben bei produzierenden Unternehmen gehören heute die optimale Gestaltung und Automatisierung von Unternehmens-Prozessen und -Abläufen. Gestiegene Komplexität sowie ein stetiges Anwachsen von Anlagenstammsätzen lassen papiergebundene, herkömmliche Prozesse an ihre Grenzen und Machbarkeit stoßen, so dass verstärkt Digitalisierungsprojekte angestoßen werden müssen. Digitalisierung übernimmt dabei transaktionale Tätigkeiten, setzt durch Automatisierung Ressourcen frei und ermöglicht eine Fokussierung auf wertschöpfende Aufgaben.

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Case Study: MBDA

Medienbruchfreie Identifizierungstechnologie bei der MBDA Deutschland GmbH
Die MBDA Deutschland GmbH ist das führende Lenkflugkörpersystemhaus in Deutschland. Sie entwickelt, produziert und wartet Lenkflugkörpersysteme und dazugehörige Komponenten für Luftwaffe, Heer und Marine.

An ihren Standorten in Schrobenhausen, Ulm und Aschau am Inn beschäftigt sie ca. 1300 Mitarbeiter. Sie ist eine rechtlich eigenständige 100%-Tochter der europäischen MBDA mit einer Konzernzugehörigkeit zu EADS. Zusammen mit ihren 100%-Tochtergesellschaften TDW und Bayern-Chemie und diversen Programmgesellschaften bildet sie die MBDA Deutschland.
Im Rahmen der Einführung einer medienbruchfreien Identifizierungstechnologie setzte die MBDA Deutschland GmbH auch die medienbruchfreie Kennzeichnung und Inventur des Sachanlagevermögens um.

Zweck des Sachanlageninventur-Projektes war es, den immensen Verwaltungsaufwand erheblich zu reduzieren, die Abläufe zu vereinfachen und damit dem Ziel einer papierlosen Verwaltung ein Stück näher zu kommen. Dadurch sollten eine deutliche Zeiteinsparung sowie die jährliche Durchführung der Inventur möglich sein. Der Sachanlagenbestand muss lückenlos geführt und jederzeit abrufbar sein.

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Events: Mobile Anlageninventur

Webinare: Mobile Anlageninventur

Teuer und komplex war gestern!

Wir zeigen Ihnen in unseren Webinaren, wie Sie mit der marktführenden Lösung MembrainPAS-AM Ihren Inventur-Prozess durch Automatisierung schlanker gestalten und von Tag 1 an einen hohen Return-on-Investment erzielen.

Zu den Webinaren

FAQ: Mobile Anlageninventur in SAP

Wie performant ist die mobile Anlageninventur in SAP?

Laut einer repräsentativen Studie:  
Manuelle Erfassung: 100 Equipments/Manntag
Nummernbasiert: 200 Equipments/Manntag
Softwaregestützt: 500 Equipments/Manntag

Ist die Software in verschiedenen Sprachen verfügbar?

Ja, neben Deutsch und Englisch können sämtliche Sprachen implementiert werden.

Welche mobilen Endgeräte können für die mobile Anlageninventur in SAP genutzt werden?

Für die mobile Anlageninventur in SAP können alle handelsüblichen Handheld-Terminals, Smartphones und Tablets genutzt werden.

Können bereits angebrachte Barcodes/QR-Codes/RFID Tags/etc. weiterverwendet werden?

Ja, vorhandene Etiketten können weiterhin genutzt werden.

Kann man mit der App auch ohne WLAN oder mobile Daten arbeiten?

Ja, mit der App kann auch offline gearbeitet werden. Nur zur Datenübertragung an das Accounting benötigt man eine aktive Internetverbindung.

Wie erfolgt der Datenaustausch mit SAP?

Der Datenaustausch mit SAP erfolgt über eine zertifizierte SAP-Standardschnittstelle.

Können die Daten zwischen SAP und dem Membrain Anlageninventursystem zu jeder Zeit aktualisiert werden?

Ja, Daten (Stammdaten, Inventurergebnisse etc.) können jeder Zeit aktualisiert werden.

Ist ein Betrieb unter SAP S/4HANA möglich?

Ja, die Anbindung erfolgt über zertifizierte SAP-Standardschnittstellen.

Kann über das Tool auch der Prozess der Meldung und Freigabe von Anlagenbewegungen und -abgänge digitalisiert werden?

Ja, neben der digitalen Inventur können auch Workflows für einen digitalen Meldungs- und Freigabprozess unterstützt werden.

Inwieweit lassen sich Prozesse nicht nur digitalisieren, sondern durch IoT und Industrie 4.0 auch automatisieren?

Dank Anbindungen an Maschinen und Steuerungen kann der Inventurprozess automatisiert werden. Ein manuelles „Ablaufen" des jeweiligen Inventars ist dann hinfällig, da die Inventur selbstständig erfolgt.