Mobile Anlageninventur SAP

Viele Buchhalter beschäftigt derzeit die Frage, wie der Prozess der Anlageninventur durch Digitalisierung optimiert werden kann, denn immer noch erfolgt die Inventur sehr häufig manuell mit „Stift und Zettel“. Diese Vorgehensweise ist jedoch aufgrund von Medienbrüchen sehr umständlich und zeitintensiv. Zudem ist diese Methode risikobehaftet, da sowohl bei der eigentlichen Inventur durch „Verzählen“ als auch bei der manuellen Dokumentation in das führende ERP-System (z.B. SAP FI-AA) Eingabefehler auftreten können. Vielfach fordert das Unternehmensmanagement eine Verbesserung und Optimierung des Anlageninventurprozesses, da der bisherige Prozess in der Regel zu lange dauert und das Ergebnis oftmals nicht zuverlässig ist.

Mit Hilfe einer Softwarelösung für die Anlageninventur lässt sich der gesamte Inventurprozess einfach digital umsetzen, erheblich vereinfachen und optimieren. Zudem wird der Arbeitsaufwand enorm reduziert und eine höhere Genauigkeit des tatsächlichen Anlagenbestands erzielt. Dabei werden über eine Konsole (Kontrollinstanz) des Buchhalters die Verwaltung und Steuerung der Inventuraufträge verwaltet und im Nachgang automatisch ins SAP verbucht.

Das Inventar wird bequem per Scan (Barcode) mit dem mobilen Gerät (Smartphone, Scanner oder Tablet PC) erfasst und dem Auftrag zurückgemeldet. 

Gestalten Sie jetzt Ihr mobiles Anlagenmanagement effizienter und profitieren Sie von der marktführenden Lösung MembrainPAS-AM:

• Schnell: Aufträge anlegen, verteilen, abarbeiten und verbuchen – nur mit ein paar Klicks!
• Einfach: Die intuitive App übernimmt die komplette Abwicklung des Inventur-Prozesses
• Digital: Die papierlose Durchführung verhindert manuelle Fehler
• Transaktionssicher: Der vollständige Prozess wird automatisch aus SAP FI-AA gesteuert

Im Bereich der Inventur zeigt der Konfliktmanager Differenzen/Abweichungen des Inventars und visualisiert diese vor dem Verbuchen ins führende System. Der Verantwortliche muss dann letztendlich die unterschiedlichen Informationen bewerten und entscheiden, wie damit umzugehen ist:

• Konflikte einfach visualisiert
• Vollständige Transparenz (über Kostenstellen)
• "Wasserdichter" Prozess
• Bessere Datenqualität im Unternehmen

Der Konfliktmanager verdeutlicht Differenzen der durchgeführten Anlageninventur. Hierbei werden Anlagen angezeigt, welche in zwei oder mehr Inventuraufträgen enthalten sind. In der Ausgangssituation kann jede Anlage nur einmal in einem Inventurauftrag eingestellt sein, da das Anlagegut einem Bereich (Kostenstelle, Raum) zugeordnet ist. Hat das Anlagegut jedoch die Kostenstelle bzw. Raum gewechselt und wurde der Umzug der Buchhaltung nicht gemeldet, entsteht ein Konflikt, der manuell bewertet werden muss.

Wurde ein Anlagengut nicht gefunden, aber auch nicht umgezogen, liegt ein Indikator für eine Verschrottung oder Verkauf vor. Nach erfolgter Kontrolle und Bewertung des verantwortlichen Buchhalters, wird das Inventurergebnis ins führende System (SAP) verbucht.

In Ergänzung zur automatisierten Anlageninventur hilft Ihnen die permanente Anlagenverwaltung mit MembrainPAS-AM Portal den Überblick zu behalten und traditionelle Papierprozesse durch digitale Workflows zu ersetzen. Anlagenbewegungen (Zugänge, Abgänge, Verschrottungen etc.) sowie Genehmigungsstrukturen (elektronische Workflows) können einfach und papierlos erfasst und bearbeitet werden. MembrainPAS-AM Portal läuft wahlweise im Webbrowser oder als App.

Mit dem Anlageninventur Browser für SAP erstellen Sie ihre Aufträge nach Kostenstellen oder Räumen etc. Diese Instanz bildet das Drucken von Papierlisten für die Durchführung der Anlageninventur aus dem SAP ab und ersetzt es durch ein vollständig papierloses Verfahren ohne Medienbruch im SAP. MembrainPAS-AM erzeugt ebenfalls einen Auftrag, der in der Konsole später angezeigt, bearbeitet und ins SAP mit letztem Inventurdatum etc. gebucht werden kann.

MembrainPAS-AM ist speziell für SAP FI-AA entwickelt, um die Anlageninventur im Modul exakt so abzubilden, wie es vorgesehen ist. Alle Buchungen und die Datenhaltung erfolgen zu 100% direkt im SAP FI-AA.

Statt die Inventurlisten zuerst aus dem SAP FI-AA auszudrucken, werden sie direkt an MembrainPAS-AM übergeben.

Aufträge werden aus SAP FI-AA-Daten generiert, in dem die für die Anlageninventur verantwortliche Kostenstelle gemäß den Vorgaben aus dem System gesucht und ein Auftrag für den Kostenstellenverantwortlichen erzeugt wird. Dieser erhält den Auftrag auf seiner Konsole oder auf dem mobilen Endgerät.

Der Kostenstellenverantwortliche kann die Aufgabe nun an seine Mitarbeiter delegieren und Teilarbeiten auf unterschiedliche mobile Endgeräte verteilen, ohne mit den unhandlichen SAP FI-AA Inventurlisten hantieren zu müssen.

Auch handelsübliche PCs werden als Frontends für die mobile Datenerfassung unterstützt, z.B. wenn Barcodes für die Anlageninventur nicht genutzt werden.