Case Study: Clariant AG

Digitales Fixed Asset Management in der Chemiebranche – dank Digitalisierung schafft die Clariant in Deutschland in der Anlagenbuchhaltung automatisierte Abläufe, transparente Prozesse und profitiert so von einer beschleunigten Inventur inklusive eines stets aktuellen Anlagenbestands.

Zu den wesentlichen Aufgaben bei produzierenden Unternehmen gehören heute die optimale Gestaltung und Automatisierung von Unternehmens-Prozessen und -Abläufen. Gestiegene Komplexität sowie ein stetiges Anwachsen von Anlagenstammsätzen lassen papiergebundene, herkömmliche Prozesse an ihre Grenzen und Machbarkeit stoßen, so dass verstärkt Digitalisierungsprojekte angestoßen werden müssen. Digitalisierung übernimmt dabei transaktionale Tätigkeiten, setzt durch Automatisierung Ressourcen frei und ermöglicht eine Fokussierung auf wertschöpfende Aufgaben.

Neben der Erfüllung gesetzlicher Vorgaben hinsichtlich der Dokumentationspflicht von Anlagevermögen und die von Wirtschaftsprüfern geforderte Datenqualität, ist die lückenlose, fehlerfreie und kontinuierliche Erfassung eine der großen Herausforderungen der Anlageninventur. Dank geeigneter Software können diese Herausforderungen ganz einfach gelöst werden – der Inventurprozess wird dabei automatisiert, optimiert und transaktionssicher abgebildet. Im Ergebnis werden Kosten gesenkt und gleichzeitig die Datenqualität des Anlagenbestands erhöht.

Aus diesem Grund entschied sich die Clariant in Deutschland im Jahr 2020 dafür, ihren Anlageninventurprozess zu digitalisieren. Dabei waren neben einer höheren Datenqualität vor allem Kostenüberlegungen Treiber dieses Projekts. „Wir haben uns schon seit längerer Zeit mit dem Thema Digitalisierung in der Anlagenbuchhaltung auseinandergesetzt und fragten uns, ob unsere Prozesse optimal designed sind oder ob es Verbesserungspotential gibt“, erklärt Michael Härtling, Teamlead Inventory & Asset Accounting. Durch die Umstellung auf eine mobile, digitale Anlagenbuchhaltung versprach sich Härtling präzisere Bestandsdaten und somit effizientere Inventurprozesse, die letztlich auch zu einer Kostenreduktion führen.

Mit mehr als 13.000 Mitarbeitenden an 85 Produktionsstandorten weltweit ist Clariant ein globaler Player im Bereich der Spezialitätenchemie. Der Hauptsitz befindet sich in Pratteln bei Basel, Schweiz. In Deutschland ist Clariant mit Verwaltungssitz in Sulzbach und 13 Standorten für die Bereiche Produktion und Forschung vertreten. Die Mehrsprachigkeit der Lösung spielte somit auch eine entscheidende Rolle, da der neue digitale Prozess künftig an mehreren Standorten implementiert werden soll. Dabei ist die Anlagenbuchhaltung in Deutschland zentral organisiert. Fünf Angestellte in der Finanzabteilung in Sulzbach betreuen das Anlagevermögen kaufmännisch und verwalten diese große Zahl an Anlagenstammsätze im SAP-System, die permanent gepflegt und aktualisiert werden müssen.

Zwei Welten zusammenführen
Die Mitarbeitenden der Finanzabteilung von Clariant in Sulzbach führen auch die Inventarisierung der Anlagen durch und legen dafür die Anlagenstammsätze mit den einzelnen Parametern zur Bewertung im führenden ERP-System, SAP, an. Ein wesentliches Problem bestand darin, dass die für die jeweilige Anlage vor Ort verantwortlichen Angestellten nur rudimentär in dem Buchhaltungsprozess involviert waren. Selbst wenn die Berechtigungen im SAP vorhanden sind, ist es schwierig, Kenntnisse über die Anlagenstammsätze zu erlangen und die richtigen Parameter zu kennen. Eine zusätzliche Schwierigkeit ergab sich bei der eindeutigen Identifizierung des Anlagenstammsatzes: Im SAP ist die physische Maschine lediglich eine Nummer, welche der Belegschaft vor Ort jedoch nicht immer bekannt ist. Die Buchhaltung benötigt aber bei Änderungen (z.B. bei Verschrottung, Kostenstellenumstellung etc.) alle relevanten Informationen. Die Verantwortlichen vor Ort können diese Informationen nicht in jedem Fall ohne einen zusätzlichen Arbeitsaufwand in der richtigen Art zur Verfügung stellen. „Unser Ziel war es, durch Digitalisierung die technische Seite, also das Equipment vor Ort, in den einzelnen Werken mit der Finanzabteilung in Einklang zu bringen. Wir wollten die Transparenz im Anlagevermögen verbessern und eine schnellere Kommunikation unter den Abteilungen erreichen“, so Härtling.

Standardsoftware statt Eigenentwicklung
Nachdem die Zielsetzung dieses Digitalisierungsprojekts feststand, kam Michael Härtling zu dem Schluss, dass aufgrund der Komplexität keine Eigenentwicklung infrage kommen würde. „Wir haben uns bei der Wahl der Software an den am Markt erhältlichen Standardlösungen orientiert“, erläutert Härtling. Doch vorab wurden noch einige Anforderungen an die neue Lösung definiert: Zunächst sollte es sich bei der Software um eine mobile Anwendung handeln, um den Inventurprozess einfacher und schneller zu gestalten. Früher wurden bei Clariant die Daten aus dem ERP-System in Excellisten übertragen, welche anschließend vor Ort bearbeitet wurden. Anschließend sind die überarbeiteten Listen wieder an die Buchhaltung gesendet worden. Dort mussten letztlich die Daten mit dem SAP-System zusammengeführt werden. „Dieser Vorgang war mit einem sehr hohen zeitlichen Aufwand verbunden“, so Härtling. „Zudem war diese Vorgehensweise nicht nur sehr umständlich, sondern auch fehleranfällig.“ Auch sollte die Software unbedingt über einen Offline-Modus verfügen, da im produzierenden Bereich mit weitläufigen Produktionsstandorten nicht überall ein Zugriff auf das Netzwerk zur Verfügung steht. Eine weitere wichtige Anforderung war die einfache Bedienung der Software, „denn eine komplexe Software führt zu Anwendungsfehlern“, weiß Härtling. Ziel war es, eine Software einzuführen, die genau das macht, was sie machen soll und mehr auch nicht. Darüber hinaus sollte die Software die Möglichkeiten einer flexiblen Anpassung bieten, da bestimmte Prozesse und Geschäftsvorgänge in den regionalen Standorten unterschiedlich behandelt werden. So unterscheidet sich der Genehmigungsweg an den unterschiedlichen Standorten. Die intuitive Bedienbarkeit der Lösung war außerdem ein weiterer Erfolgsfaktor des Projektes. Denn nur eine sehr einfache, erklärungsarme Anwendung bietet einen erkennbaren Vorteil und schafft eine Akzeptanz bei den Nutzern.

Digitalisierung automatisiert Unternehmensprozesse
Bei Clariant entschied man sich für eine mobile, barcode-gestützte Lösung des Münchner Softwareunternehmens Membrain. Mit deren Lösung MembrainPAS-AM wird die Erfassung der Anlagen und die Inventur digital unterstützt und mit Hilfe von mobilen Endgeräten (Handscannern und Smartphones) komplett papierlos durchgeführt. Die Inventurplanung wird in einer Windows-Anwendung (Konsole) initiiert. Dort werden Inventuraufträge angelegt (z.B. nach Kostenstellen oder Standorten), Inventurteams definiert und Aufträge auf die mobilen Geräte automatisch verteilt bzw. synchronisiert. Mit Hilfe der Software kann der Benutzer nicht nur das Vorhandensein der Anlagengüter bestätigen, sondern auch auf einfache Art und Weise Änderungen an den Daten veranlassen. Nach Begutachtung des Inventurergebnisses durch die Buchhaltung wird das Ergebnis in das SAP-System automatisiert erfasst.

Automatisierte und standardisierte Anlagenverwaltung
Mit MembrainPAS-AM wurde bei Clariant eine Software-Lösung für die standardisierte Bearbeitung der Anlagenverwaltung implementiert, die im SAP alle Vorgänge weitestgehend automatisiert einstellt und verbucht. Damit kann man vermeiden, dass in der Hektik des Arbeitsalltags Fehler (Tippfehler etc.) auftreten. Die Lösung sorgt dafür, dass alles im System automatisch und korrekt abgebildet wird und der Vorgang anschließend von der Buchhaltung geprüft und analysiert werden kann. Im Webportal sehen die berechtigten Mitarbeiter aus Produktion und Technik vor Ort das ihnen direkt zugeordnete Anlagenvermögen mit den für sie relevanten Werten, so dass sie sich nicht um Selektionsparameter kümmern oder Bewertungsbereiche auswählen müssen. Der Anlagenstammsatz lässt sich eindeutig identifizieren und die Informationen an die Buchhaltung weitergeben. Mithilfe der neuen Software sind nun auch alle Kommunikationswege bei Clariant für die Anlageninventur standardisiert.

Blackbox des Anlagevermögens geöffnet
Seit circa neun Monaten ist die mobile Software-Lösung MembrainPAS-AM in den deutschen Standorten von Clariant implementiert. „Zwar gestaltete sich die Implementierung vor Ort aufgrund des Covid-bedingten Lockdowns länger als geplant, jedoch sind sehr positive Erfahrungen mit der neuen Lösung gemacht worden, so dass der Online-Rollout später leichter vonstattenging“, so Härtling. Die neue Lösung sorgt nun dafür, dass alle für die Anlagenverwaltung nötigen Aktionen wie Abruf von Detailinformationen, Umstellung von Stammdaten und Kostenstellen, Verschrottung, Verkauf oder Inventur schnell initiiert werden können. Dafür loggen sich die Mitarbeitenden ein und starten die jeweilige Aktion, nachdem der Anlagenstammsatz identifiziert wurde. Jeder Anlagenstammsatz beinhaltet eine Kostenstelle und jede Kostenstelle beinhaltet einen Kostenstellenverantwortenden, der automatisch Zugriff auf das Anlagevermögen hat, das in seinem Verantwortungsbereich liegt. „Mit MembrainPAS-AM haben wir die Blackbox für unsere Mitarbeitenden geöffnet – jeder kann das in seinem Verantwortungsbereich liegende Anlagenvermögen einsehen und entsprechende Aktionen einleiten“, erläutert Härtling. Dabei wird jeder Vorgang inklusive weiterer Informationen, wie beispielsweise Begründung für Verschrottung, dokumentiert und in der Software erfasst.

Mit der Software von Membrain können auf einfache Art und Weise zusätzliche Informationen zu den Anlagenstammsätzen hinterlegt werden. Neben den Standardfeldern aus SAP stehen noch bis zu 30 Felder zur Verfügung. Somit ist eine Implementierung solcher Zusatzinformationen einfacher als eine Änderung im SAP-System. „Die Einfachheit der Software sorgt dafür, dass die Lösung gut angenommen wird – auch bei der Kollegschaft in den einzelnen Werken“, so Härtling.

Effizientere Inventurprozesse
Der größte Aufwand des Digitalisierungsprozesses entstand bei Clariant durch das Umlabeln der Anlagen an den verschiedenen Standorten. Für die mobile Erfassung der Anlagen wurden dafür QR-Codes-Labels auf den Maschinen angebracht, die einen Bezug zu dem Anlagenstammsatz in SAP haben und mit einem Scanner oder mobilen Gerät eingelesen werden. Im Zuge der regulären Inventuren wird diese Umlabelung bei Clariant durchgeführt, so dass alle Anlagendaten in den Standorten korrekt erfasst werden. „Seitdem läuft bei uns die Inventur viel schneller und es treten keine Fehler in den Datensätzen mehr auf“, so Härtling.

Mit der Implementierung von MembrainPAS-AM hat Clariant die Arbeitslast für die Verwaltung der Anlagen sowohl vor Ort in den Standorten als auch in der Buchhaltung erheblich reduziert und alle Vorgänge rund um das Anlagevermögen transparent gestaltet. Dabei bietet das Webportal Mitarbeitenden vor Ort Zugriff auf Anlagedaten für ihren kompletten Standort. Diese können somit selbständig Analysen auch ohne Einbindung der Finanzabteilung, regelmäßige Kontrollen des zugeordneten Anlagevermögens sowie Änderungen im System veranlassen. Die Schlussbearbeitung erfolgt anschließend in der Zentrale. „Wir haben nun auch die Möglichkeit, das Anlagevermögen außerhalb von Inventuren prüfen zu lassen“, so Härtling. „Das machen einige Teammitglieder vor Ort mittlerweile von sich aus und geben dann in der Zentrale Bescheid, wenn etwas nicht stimmt, z.B. wenn ihnen etwas zugeordnet wurde, was nicht in ihren Bereich fällt.“

Die Digitalisierungsreise geht weiter
Damit ist die Digitalisierungsreise bei Clariant noch nicht zu Ende. Auch die Vorgänge rund um die Anlagenverkäufe sollen künftig automatisiert werden. „Hier stehen wir allerdings aufgrund der unterschiedlichen Vorschriften in den einzelnen Ländern und der damit verbundenen Schwierigkeit der korrekten Erfassung im System noch vor einigen Hürden“, so Härtling. „Sobald diese überwunden sind, werden wir mit MembrainPAS-AM auch diese Vorgänge digital und automatisch durchführen können.“